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19.07.2017 Unternehmensgruppe

Optimierter Workflow mit RecSolution

Dank der modularen Softwarelösung RecSolution für die Erfassung, Bearbeitung und Klassifizierung elektronischer und papierbasierter Dokumente kann die Heinsberger A. Frauenrath Bauunternehmen GmbH jetzt mit einem erweiterten, durchgängigen Workflow für die Rechnungsprüfung punkten.

Dem geschäftsführenden Gesellschafter Gereon Frauenrath kam die Idee einer derartigen IT-Lösung beim Besuch einer Krankenkasse: „Dieser Branche gelingt es, riesige Massen von Kundendaten schnell und effizient zu bearbeiten. Das hat mich neugierig gemacht, und wir haben uns auf die Suche nach einer Software begeben, die sich optimal in unsere IT-Infrastruktur integrieren lässt und den Massenabgleich von Lieferscheinen und Rechnungen vereinfacht und beschleunigt.“

Der Rechnungsworkflow konnte mit Hilfe einer modernen Softwaretechnologie entscheidend verbessert werden, zudem wurde eine individuelle Lösung entwickelt, um eine automatische Lieferscheinliste inklusive Ausgabe aller einer Rechnung zugehörigen Lieferscheine zu generieren. Finanzbuchhaltung, Einkauf, Bauleitung und Geschäftsführung profitieren gleichermaßen von der neuen, durchgängig integrierten IT-Infrastruktur.

Gerade bei Bauvorhaben, bei denen große Mengen von Schüttgütern, wie beispielsweise Kies, Sand oder Beton, verbaut werden, hat sich der Abgleich von Lieferscheinen und Rechnungen bislang aufwendig gestaltet. „Inzwischen scannen wir die Dokumente nur noch ein“, erläutert Industriekauffrau Rebecca Maljaars, „wird eine neue Rechnung in das Softwareprogramm eingepflegt, findet ein Abgleich anhand der Lieferscheinnummer statt. Fehlt ein Lieferschein, wird dies angezeigt, und wir können umgehend reagieren.“ Auf den Baustellen wird das Einscannen von den Polieren und Bauleitern übernommen. „Bislang hat die Eingabe und Ablage der Lieferscheine schnell bis zu fünf Stunden pro Woche in Anspruch genommen“, wie der angehende Wirtschaftsingenieur Marius Hülscher erläutert. Durch RecSolution geht dieser Prozess nun deutlich schneller vonstatten. Denn die meisten Lieferscheine werden direkt vom Programm erkannt und an die Finanzbuchhaltung transferiert. Lediglich bei handgeschriebenen oder verschmutzten Dokumenten ist noch eine händische Dateneingabe erforderlich.

Durchgängiger Workflow – smart und beschleunigt

Anhand des Firmenlogos erkennt das Programm, welche Schablonen über die Dokumente zu legen sind. Dies ermöglicht ein schnelles Erkennen der Rechnungs- oder Lieferscheinnummern oder der Erstelldaten. Damit dieser Prozess reibungslos ablaufen kann, hat Einkaufsleiter Dirk Kämpfer mit den Lieferanten Richtlinien für die Ausstellung von Lieferscheinen vereinbart. So lassen sich beispielsweise Abweichungen leicht identifizieren und sind schnell auffindbar.

In einem nächsten Schritt werden die Rechnungen an das Workflow-Managementsystem JobRouter übergeben. Das Programm visualisiert die einzelnen Prozesse und informiert über erledigte bzw. noch anstehende Aufgaben. Hierdurch wird die sachliche und preisliche Kontrolle vereinfacht, bevor der Transfer an das Softwaresystem NEVARIS Finance in der Finanzbuchhaltung erfolgt. Der Workflow startet direkt, wenn eine neue Rechnung eingeht. Da durch RecSolution in der Regel schon die meisten Felder vorausgefüllt sind, geht der Übertrag in die Buchhaltung ebenfalls schneller. „Eine kurze Sichtung der eingescannten Dokumente genügt“, wie Rebecca Maljaars berichtet, „nur selten sind kleinere Ergänzungen oder Korrekturen nötig.“ Auch ermittelt RecSolution Beträge, die gekürzt wurden, wodurch sich auch die Endsumme ohne manuelles Zutun neu errechnet.

Mit dem neuen Tool AF Report Generator wurde zudem eine Ergänzung konzipiert, die eine einfache Generierung von Lieferscheinlisten ermöglicht. Ein weiterer Vorteil: Mit dem Add-On können Lieferscheine, die Bestandteil einer Liste sind, ganz einfach per Klick ausgegeben werden. „Diese Reports sind als Nachweis unverzichtbar und erlauben eine durchgängige Dokumentation“, erklärt Dirk Kämpfer. Anhand der zugehörigen Kostenstelle werden die bisher angelieferten Massen und die Lieferscheine gefiltert und in einer Liste, z.B. als PDF- oder MS-Excel-File, ausgegeben. Diese können den Auftraggebern inklusive der zugehörigen Lieferscheine jederzeit zur Verfügung gestellt werden. „In der Vergangenheit haben wir Lieferscheinlisten mühsam von Hand erstellt“, betont Rebecca Maljaars: „Mit dem AF Report Generator und RecSolution geht auch dies nun schnell und unkompliziert. Der gesamte Workflow ist jetzt smart und deutlich beschleunigt – und zwar für alle Beteiligten.“